Extra gegevens

Vraag

Hoe kan ik 'Extra gegevens' aanmaken en gebruiken in de applicatie?

Uitleg

Aan de hand van 'Extra gegevens' heb je de mogelijkheid om een formulier naar wens in te richten op een deelnemer- of gebruikerskaart. In dit formulier kun je dan extra gegevens naar wens vastleggen. Dit kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn die je niet kunt invullen bij de NAW gegevens van de deelnemer of gebruiker. Je kunt hierbij denken aan een extra contactpersoon. Door middel van 'Extra gegevens' kun je dus een extra veld aanmaken op de student- of gebruikerskaart. 

Inrichten van Extra gegevens

1. Log in als administrator of schoolbeheerder
2. Ga naar Pakketbeheer > Extra gegevens
3. Klik op Nieuw

Eerst maak je het formulier aan waarin je de extra gegevens wilt uitvragen. 

1. Klik op Nieuw formulier
2. Vul de naam in van het formulier dat je gaat aanmaken en omschrijf welke informatie je wilt vastleggen in dit formulier. 
3. Klik op Opslaan. 

Het formulier is nu aangemaakt. Nu heb je de mogelijkheid velden aan het formulier toe te voegen. 

1. Selecteer het formulier dat je zojuist hebt aangemaakt bij 'Kies formulier'. De velden komen dan onder dit formulier te staan. 
2. Vul de titel van het veld in dat je wilt aanmaken, je kunt hierbij denken aan 'extra contactpersoon'. 
3. Vul in waar in de applicatie dit veld getoond moet worden; deelnemers, gebruikers, CRM, Stage of Studentenadministratie. 
4. Selecteer de checkbox achter 'Weergeven'  om het formulier zichtbaar te maken. 
5. Selecteer het type veld dat je wilt aanmaken. Je kunt kiezen uit onderstaande opties;
   • Het type tekst zijn vrije velden
   • Het type Ja/Nee geeft een keuze uit ja en nee weer
   • Het type Selectielijst geeft een keuzelijst weer met velden die je zelf kunt aanmaken. 
   • Het type Datum geeft een Datum veld weer
   • Het type 'Tekstkop' geeft een titel weer, hierdoor heb je de mogelijkheid om het formulier uit verschillende onderdelen te laten bestaan. 
   • Het type hyperlink geeft de mogelijkheid om een link in te vullen. 

Wanneer je de inrichting gedaan hebt kun je de formulieren gaan gebruiken. Waar je de formulieren kunt gebruiken is afhankelijk van de checkboxen die je hebt aangevinkt bij de instellingen. Zo kun je extra gegevens bijvoorbeeld gebruiken op de deelnemerkaart. 

1. Ga naar de plek in de applicatie waar je de extra gegevens hebt ingericht. Bijvoorbeeld naar School > Deelnemers. 
2. Klik in dit voorbeeld een deelnemer aan, de deelnemerkaart wordt dan geopend. 
3. Klik op het tabje 'Extra gegevens'. Het formulier dat je hebt ingericht wordt nu weergegeven. 

   

4. Klik op het oogje om het formulier te openen en de velden zichtbaar te maken. 

5. Klik op de printer om het formulier af te drukken in PDF. 

6. Klik op het volgende icoontje om de gegevens die je hebt ingevuld op te slaan in het formulier. 

7. Klik op het volgende icoontje om het formulier in PDF op te slaan bij het tabje 'Documenten' op de deelnemerkaart. 

8. Klik op het kruisje om de ingevulde gegevens te verwijderen. 

9. Klik op Extra gegevens afdrukken om een uitdraai te maken. Je kunt kiezen uit onderstaande opties. 

• Alle formulieren afdrukken of slechts een selectie van de ingerichte formulieren
• Het type uitdraai, namelijk PDF of XLS. Wanneer je kiest voor XLS worden de gegevens geëxporteerd naar Excel. De uitdraai is dan alleen van de geselecteerde deelnemer. 

Je kunt ook een overzicht maken van de 'extra gegevens'. 

1. Log in als Administrator of Schoolbeheerder
2. Ga naar Informatie > Filters 
3. Klik op Nieuw
4. Vul de naam en de omschrijving in van de uitdraai die je wilt maken. 
5. Selecteer het formulier dat je wilt uitdraaien in een overzicht. 

   

6. Selecteer de velden die je wilt uitdraaien door de checkbox aan te vinken en klik op opslaan. 

   

7. Je keert nu terug in het overzicht Informatie > Filters. Klik op onderstaand icoon om het overzicht uit te draaien.  Het overzicht wordt dan naar Excel geëxporteerd.