Presentie registreren en valideren

Vraag

Hoe kan ik als gebruiker presentie registreren en valideren?

Uitleg

De aanwezigheid van deelnemers is bij te houden bij presentie. Hier kan de aan- of afwezigheid worden geregistreerd. Validatie van deze gegevens door docenten is hier een belangrijk onderdeel van. Door te valideren zet de docent zijn handtekening en is de registratie definitief gemaakt. Dit wordt van de onderwijsinspectie verwacht.

1. Log in
2. Klik in het menu op presentie > presentie deelnemers
3. Klik op de deelnemer voor wie je de presentie wil vastleggen. 
4. Het presentieoverzicht wordt geladen. Zie de onderstaande afbeelding. Indien de deelnemer gekoppeld is aan een groep met een rooster, is dit rooster zichtbaar in dit scherm. Ook de absentie wordt in een grafiek en onderin het scherm weergegeven. 

   

5. De volgende knoppen zijn bovenin het scherm aanwezig. De functie van deze knoppen zal in de volgende stappen worden uitgelegd. 
6. De knop Vernieuwen zorgt ervoor dat het scherm wordt vernieuwd. 
7. Met Selecteer groep kun je de presentie van deelnemers per groep inzien en registreren. 
8. Met Selecteer docent kun je de presentie van deelnemers per docent inzien en registreren. 
9. Met Afdrukken kun je het presentieoverzicht afdrukken per groep, deelnemer of roostervak. Je kunt de volgende velden naar keuze selecteren. 
10. Met Afdrukken gereed zie je een overzicht van de presentieoverzichten die al eerder zijn afgedrukt. Je kunt deze openen of wederom afdrukken. 
11. Bij de Loggegevens kun je de verwijderde presentie inzien. 
12. Bij Rooster leerlingen kun je een overzicht van het rooster per leerling inzien. 
13. Bij Toon agenda opent de agenda 
14. Het registreren van de presentie gaat als volgt. Vanuit het rooster van een deelnemer, een groep of een docent kan op een roosteritem worden geklikt. In het onderstaande voorbeeld is het vak Nederlands 3F aangeklikt. Bij Categorie kun je selecteren welke categorie van presentie van toepassing is. Dat is afhankelijk van de instellingen voor de presentiecategorieën. Bij memo kan een toelichting gegeven worden op de geselecteerde categorie. Vervolgens kan de juiste categorie worden aangevinkt en kan ervoor gekozen worden om meteen te valideren en om automatisch aan te vullen. Met het valideren zet degene die de presentie registreert als het ware zijn handtekening. Automatisch aanvullen houdt in dat als je een deelnemer van 15.00 - 15.10 op te laat registreert en bij de instellingen staat de categorie 'aanwezig' op automatisch aanvullen, dat de rest van het lesuur wordt geregistreerd op aanwezig. Klik op opslaan om de gegevens vast te leggen. Aan de rechterkant zie je nu de geregistreerde presentie. De symbolen die hierin staan zal ik in de volgende stappen toelichten. 
15. Het kaartje onder student geeft informatie over de student en de presentie van de student als je er met de muis op gaat staan. 
16. De papieren geven verschillende mogelijkheden. Je kunt een bericht naar de deelnemer sturen, de studentkaart inzien, de notities inzien, het week- en maandoverzicht van de presentie inzien, een nieuwe periode afwezig aanmaken of een periode afwezig verwijderen. De derde afbeelding geeft laat zien hoe die periode van afwezig melden eruit ziet. Ook hier kun je afhankelijk van de instellingen verschillende categorieën selecteren. Bijvoorbeeld: ziek, verlof, BPV-ziek of huisarts.
17. Het gekleurde blokje duidt op de geregistreerde categorie. Als je er met de muis op gaat staan wordt er informatie weergegeven. 
18. Het groene vinkje duidt op de validatie. Als je er met de muis op gaat staan dan wordt er informatie gegeven. 
19. Met het klokje kun je geregistreerde presentie omzetten. Het tijdstip kan worden geselecteerd en de categorieën voorafgaand en na het tijdstip. De deelnemer is van 15.00 - 15.04 bijvoorbeeld te laat en van 15.04 - 16.00 aanwezig. Klik op Opslaan om de registratie vast te leggen. 
20. Met het kruisje kun je geregistreerde presentie verwijderen.